آموزش انبارگردانی | صورتجلسه، مراحل و نکات مهم انبارگردانی

سازمان ها و شرکت های بزرگ که تنوع محصول و مشتریان فراوانی دارند، ناچارند برای در دسترس قرار دادن کالاهای خود آنها را در تعداد مشخص و بر پایه ای صحیح در مکانی به نام انبار طبقه بندی و نگهداری کنند تا همیشه موجودی قابل قبولی داشته و در صورت نیاز مشتریانشان، بتوانند به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیاز آنان باشند. به همین دلیل بر حسب نوع کالا انبارها را به سه دسته پوشیده، هانگارد و محوطه تقسیم می کنند تا در حد امکان کالاها از آسیب دور بماند. یکی از مهمترین مسائل در هر نوع انباری، نحوه صحیح انبارگردانی است که می تواند تا حد زیادی بر سود و زیان شرکت ها تأثیر بگذارد. به همین دلیل آموزش انبارگردانی از موارد مهم در علوم حسابداری به شمار می رود.

از این رو تلاش می کنیم در این مطلب شما را با آموزش انبار گردانی و انواع مختلف آن همچون انبار گردانی پایان سال، انبار گردانی میان دوره، مراحل انبار گردانی، نکات مهم انبار گردانی، انبار گردانی در حسابداری، نحوه ثبت حسابداری، انبارش کالا و بسیاری موارد سودمند حول این موضوع آشنا کنیم. در ادامه با ما همراه باشید تا انبارگردانی و مزایای آن را با هم مرور کنیم.

انبارگردانی چیست؟

انبارها با موجودی داخلی شان شناخته می شوند، از این جهت وظیفه حسابداری، تعیین، کنترل و اصلاح مقادیر انبارها به عنوان یکی از وظایف انباردار و در پایان دوره های مختلف مثلا پایان سال انجام می شود. به همین دلیل می توان انبارگردانی (Stock-taking) را سنجش مقدار کمی و کیفی کالاها، الصاق تگ، مرتب سازی، پلمب و… در پایان هر دوره دانست. این اعمال می تواند امنیت فوق العاده ای را بر فضای انبارها حاکم نماید. اگر بخواهیم به طور ساده بگوییم انبارگردانی چیست، در واقع هر عملی که برای حفظ و نگهداری از کالاها در انبار انجام می شود را انبارگردانی می نامند.

از این رو می توان مزایای انبارگردانی را این چنین بر شمرد:

• سنجش میزان موجودی
• بررسی تطابق موجودی با کاردکس حسابداری و انبار
• برقراری نظم فیزیکی انبار
• صورت برداری از کالاها
• اصلاح میزان کسری و اضافه موجودی
• برطرف نمودن اختلاف نظرها درباره میزان موجودی

اصطلاحات انبارگردانی

حتی اگر نخواهید به عنوان حسابدار حرفه ای به عرصه انبارگردانی وارد شوید، شاید زمانی فرا برسد که نیاز باشد برای شرکت انبار اجاره کنید. در این حالت است که یادگیری اصطلاحات انبارگردانی (Warehousing terms) که چندان هم پیچیده نیست، می تواند شما را در هنگام اجاره یک انبار به سمت انتخابی مطلوب که با نیازتان سازگارتر است نزدیک کند.

با توجه به اهمیت آشنایی با اصطلاحات انبارداری ما مقاله ای را برای معرفی تمامی اصطلاحات مورد نیاز انبارداری آماده کرده ایم، اگر شما هم ازجمله افرادی هستید که می خواهید در شغل انبارداری یا حسابداری انبار بهترین باشید، حتما مقاله اصطلاحات انبارداری را مطالعه کنید.

برخی از پرکاربردترین اصطلاحات انبارداری عبارتند از:

موجودی ها:

به تمامی دارایی هایی که تحت تملک مجموعه بوده و در جهت مصرف، فروش و ساخت مورد استفاده قرار می گیرند موجودی سازمان گفته می شوند.

انبار:

مکانی که متناسب با نوع و ویژگی های ذاتی محصولات به منظور محافظت و پیشگیری از آسیب و ایجاد نقص احتمالی در آنها انتخاب می شود. انبارها گاه برای محصولات حساس به تغییرات جوی از نوع سرپوشیده و یا نیمه پوشیده انتخاب می شوند و گاه برای محصولات مقاوم از نوع رو باز در نظر گرفته می شوند.

انبارداری:

دریافت اجناس، حفظ آنها در شرایط خاص و ایجاد امنیت برای کالا با کمترین زمان، هزینه و نیروی انسانی را فرآیند انبارداری می نامند. البته در مقاله فلوچارت انبارداری به صورت کامل به مبحث انبارداری و انبار پرداخته ایم.

انبارگردانی:

سنجش ارزش موجودی ها، تعیین مقدار واقعی موجودی ها، شمارش دقیق آنها در پایان دوره های مالی یا در زمان مورد نیاز سازمان ها، جزء گزارش انبارگردانی محسوب می شود. پس باید به نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی آگاه باشید.

کارت موجودی انبار:

درج کامل اطلاعات نقل و انتقال محصولات بر روی برگه ای صورت می گیرد که به آن کارت موجودی انبار گفته می شود. در نهایت این اطلاعات توسط مسئول کاردکس در فرم ورود و خروج کالا از انبار اکسل ثبت می گردد. اگر برای ثبت اطلاعات حسابداری در اکسل نیاز به تکمیل اطلاعات خود دارید، حتما در دوره رایگان حسابداری با اکسل ثبت نام کنید.

یادگیری اصطلاحات انبارگردانی در هنگام اجاره انبار، شما را به سمت انتخابی مطلوب و سازگار با نیازتان نزدیک می کند

کارت حساب انبار:

کارتی است که به منظور درج قیمت کالاهای موجود در انبار در کنار مقادیر فیزیکی آن ها مورد استفاده قرار می گیرد.

کاردکس انبار:

 اطلاعات جامعی از کالاهای موجود در انبار و زمان ورود و خروج، مقادیر کالاها، محل نگهداری، تغییر و تحولات صورت گرفته بر آنها در کارتی به نام کاردکس انبار ثبت می شود.

کارت شناسایی کالا:

در کنار قفسه ها کارتی نصب می گردد که حاوی اطلاعات مربوط به محصولات آن قفسه است و به کارت شناسایی کالا معروف است.

تگ:

 برچسب های تگ معرف تعداد هر محصول در گروه ها هستند که به منظور سهولت در شمارش، پیشگیری از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن کالاها تهیه می شوند. علاوه بر تعداد، کد کالا، نام کالا، سرپرست شمارش و… نیز در تگ ها درج می گردد.

برگ درخواست جنس از انبار:

فرمی است که خریدار در آن مشخصات محصول مورد نیاز خود که قرار است از انبار دریافت نماید را ذکر می کند.

حواله انبار:

 این برگه علاوه بر اینکه اطلاعات کاملی از محصول را در خود گنجانده، برگ تضمینی برای تحویل کالا به مشتری توسط انباردار است.

انواع انبارگردانی

انبار گردانی انواع مختلفی دارد و به علت مزایای بی شماری که برای سازمان ها به ارمغان می آورد، در دوره های مختلف انجام می شود. امروز ثبت انبارگردانی در نرم افزار انبار انجام می شود که شما می توانید در مقاله آموزش نرم افزار انبارداری به آموزش کامل نرم افزار انبار و چگونگی ثبت انبارگردانی در نرم افزار بپردازید.

کاهش خطاهای پرسنل، جداسازی اجناس معیوب از سالم، ایجاد توازن بین کالاهای موجود و مورد نیاز، جلوگیری از زیان به علت ثبت سفارش های تکراری و یا تغییر قیمت های ناگهانی و بسیاری موارد دیگر نیز از مزایای انبارگردانی به شمار می آیند.

به همین علت است که شرکت ها اغلب زمان مشخصی را برای انبارگردانی در نظر نگرفته و در هر زمان که مناسب باشد انبارگردانی را انجام می دهند.

اطمینان از ارقام موجود در حساب های مالی مهمترین مزیت انبارگردانی است

انبارگردانی پایان سال

این نوع روش انبارگردانی که در پایان سال اتفاق می افتد در جهت مشخص نمودن میزان موجودی، فروش، سود و زیان و … صورت می گیرد. در انبارگردانی پایان سال کالاها قبل از شروع سال جدید سرشماری می شوند تا شرکت ها در ابتدای سال با مشکلاتی چون بودجه، اجناس ناقص و یا فاسد، کالاهای راکد و… مواجه نشوند.

انبارگردانی میان دوره

پایان نیم سال اول نیز زمان خوبی برای شمارش کالاها و بررسی صحت و عیب های موجود در صورت حساب های مالی است. انبارداری میان دوره تا حد زیادی در بهبود نتایج فرم انبارداری پایان دوره تأثیرگذار است. اگر علاقمند به رفع چالش هایی هستید که در انبارداری بوجود می‌آیند، می‌توانید به مقاله مدیریت انبارداری مراجعه نمایید.

انبارگردانی رندم یا موردی

سنجش تعدادی از کالاها به منظور یافتن عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی در بازه های زمانی بسیار کوتاه در کاهش ضریب خطا مؤثر بوده و معمولاً در دفعات متعدد برای افزایش دقت انجام می پذیرد. گزارش صحت موجودی می تواند مهر تأییدی بر نحوه صحیح عملکرد پرسنل مختلف سازمان باشد. از این جهت می تواند در دفعات بالا توسط مدیران انجام شود.

مراحل انبارگردانی پایان سال

آنچه در ادامه آموزش انبارگردانی به توضیح آن خواهیم پرداخت، مراحل انبارگردانی  پایان سال است که جهت هماهنگی کامل بین مسئول انبارگردانی، شرکت و البته موسسه حسابرسی از اهمیت زیادی برخوردار است. لذا برای پاسخ دهی بهتر، دفتر انبار در روزهای مشخص کاملاً تعطیل اعلام می شود تا کار با سهولت و دقت بیشتری به انجام برسد.

در نهایت چیدمان صحیح کالاها، جداسازی کالاهای امانی، اقساطی و معیوب از دیگر محصولات، گزارش گیری از آخرین ثبت گردش موجودی ها و …. مجموعه اعمالی است که می تواند در کیفیت نهایی انبارگردانی تأثیر گذار باشد.

 

 

جهت هماهنگی بین مسئول انبارگردانی، شرکت و حسابرسی، انبارگردانی مراحل مختلفی دارد

 

به همین دلیل دستور العمل و فرم انبارگردانی را می توان به سه بخش مجزا تقسیم نمود:

 انبارگردانی میان دوره

انبارگردانی میان دوره و بررسی صحت روند فعالیت انبارها و طریقه نوشتن دفتر انبار، بر اساس استانداردهای تعریف شده در هر سازمان مسلماً کار پیچیده ای است. در این میان مدیران زبده و کارآزموده که به تمامی مسائل اجرایی، طریقه نوشتن دفتر انبار، فرم انبارداری در اکسل، ورود و خروج کالاها، دستورالعمل انبارداری و… آگاهی دارند، آن را بر عهده می گیرند.

از این رو می توان ارزیابی های میان دوره ای را به دو دسته کلی کنترل سیستمی انبار و کنترل فیزیکی انبار تقسیم نمود. کنترل سیستمی انبار  زمانی انجام می شود که بین مراکز پشتیبانی و محل انبار فاصله وجود داشته باشد. هدف از این ارزیابی کسب اطمینان از به روز بودن ثبت اسناد انبار و موقعیت انبارش اقلام رسیده است.

در این صورت می توان فقط با گزارش گیری از ورود و خروج کالاها از طریق سیستم مکانیزه و بررسی آن‌ها با اسناد، به چگونگی ثبت اطلاعات روزانه در انبار پی برد و از دقت و یا انحراف آن مطلع شد. همچنین می توان با گزارش گیری از اقلام ثبت شده در سیستم و شناسایی آدرس قفسه است یا گزارش از ورود اقلام با تاریخ روز، از میزان صحت جانمایی اقلام اطلاع پیدا نمود.

همچنین می توان به مدد این گزارشات از روش نگهداری، مغایرت های تخصیص فضا، اعمال تنوع چیدمان بر حسب نوع یا جنس کالاها آگاه شد. حال آنکه انبارگردانی میان دوره ای فیزیکی نیز می تواند تمامی این مزایا را برای شرکت ها به ارمغان آورد.

انبارگردانی موردی یا رندوم

اگرچه در انبارگردانی موردی یا رندوم اقلام به‌صورت رندوم شمارش می‌شوند، اما در آن نیز می توان از صحت موجودی کالاهای انبار به خوبی اطمینان حاصل نمود. به همین دلیل می توان از آن در زمان های نقل و انتقال انبار بین سرپرستان، کنترل وضعیت موجودی انبار و یا حل اختلاف نظر بین هریک از واحدهای سازمانی بر سر موجودی انبار، در بازه های زمانی تعریف شده استفاده نمود.

به منظور افزایش دقت، تمامی مراحل مختلف انبارگردانی دارای روش های یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی می باشند و نشان‌دهنده روش شمارش کالاهای انبار و مقایسه آنها با کاردکس است.

تفاوتی در نحوه انبارگردانی تمامی این روش های شمارش وجود نداشته و فقط تعداد دفعات شمارش است که تمایز ایجاد می کند. نمونه و نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی و صحت موجودی انبار در صورت عدم وجود مغایرت بین تعداد کالا و رقم کاردکس ملاک انبارگردانی موردی یا رندوم قرار می گیرد.

مراحل مختلف انبار گردانی پایان سال، از تعیین سرپرست تا تنظیم صورت جلسه:

در حسابداری شرکتهای تولیدی و شرکتهای بازرگانی انبارگردانی بسیار اهمیت دارد و بایستی نسبت به تعیین سرپرست عملیات انبارگردانی پرداخت که می تواند به سرعت به کارها سروسامان داده و نظم را بر عملیات حاکم نماید. سپس آنچه خود نمایی می کند مشخص نمودن برنامه زمانی دقیق و مشخصی است تا بتوان به مدد آن از ورود و خروج افراد متفرقه به انبار خودداری به عمل آورد.

سپس زمان آن می رسد که به کمک گروه شمارش به آماده سازی انبار و تفکیک کالاهای موجود بر حسب ویژگی های آنها مانند کالاهای امانی، ضایعات، اقساطی، راکد و… پرداخت تا شمارش هرچه دقیق تر و البته آسان تر صورت پذیرد.

در این میان آنچه بیشتر از همه مهم است، ثبت شماره آخرین سند است تا در نهایت و پس از انبارگردانی میزان تطابق یا مغایرت مقادیر به دست آمده با موجودی انبار امکان پذیر شود.

حال دیگر می توان با خیال آسوده شمارش کالاها را به مدد تیم شمارش آغاز نمود و به تنظیم برگه های شمارش و آمارگیری برگه ها پرداخت. در صورت وجود مغایرت، این مرحله می تواند دوبار انجام شود تا اطمینان کامل حاصل شود.

انتظار تأیید نهایی و امضای برگه های شمارش و شرح خلاصه چگونگی اجرای عملیات جزء مراحل انتهایی کار است و تنظیم صورتجلسه انبارگردانی و تحویل یک نسخه به حسابرسان، می تواند بخش پایانی مراحل انبارگردانی پایان سال باشد.

دقت در مسئولیت حسابرس به عنوان ناظر بر کیفیت انبارگردانی و نه به عنوان مسئول شمارش، از نکات مهم و قابل توجه است.

نکات مهم انبارگردانی

بسیاری از شرکت های بزرگی که به پیشرفت خود اهمیت زیادی می دهند، قبل از پایان سال جاری اقدام به انبارگردانی می نمایند. زیرا می دانند این مسئله حتی بر روی سیاست های بلند مدت آنها نیز تأثیرگذار است. اما اینکه چگونه انبارگردانی کنیم تا این فعالیت به شرکت ها کمک کند از موجودی دقیق کالاهای خود اطلاعات لازم را به دست بیاورند حائز اهمیت است.

رعایت نکات مهم انبارگردانی بر روی سیاست های بلند مدت شرکت ها تاثیرگذار است

امکان تهیه بهترین برنامه ریزی در خصوص خرید کالا، فروش، تخصیص اعتبار و بسیاری مسائل مهم دیگر در سایه انبارگردانی اصولی قابل دسترسی می باشد. سهم بسیار بزرگ انبارگردانی در پیروزی مجموعه ها و کسب مزایای بی نظیری که از پس آن برای شرکت ها هویدا می شود بر کسی پوشیده نیست.

به همین جهت سازمان ها برای کسب بهترین درصد رضایت، خود را موظف به رعایت نکاتی مهم که در قالب نکات مهم قبل از شمارش کالا، حین شمارش و بعد از شمارش است، می دانند و به آن اهمیت می دهند.

نکات مهم قبل از شمارش کالا

انتخاب شخصي مسئول به عنوان هماهنگ كننده انبارگرداني و بررسی دستورالعمل تهيه شده توسط وی از نکات مهم قبل از شمارش کالا است. وظیفه این شخص اطلاع به مسئولين شركت و مؤسسه حسابرسي در صورت وجود اشکال در همان ابتدا است.

مشخص نمودن روزها و ساعات شمارش و گروه هاي شمارش نیز در همین قالب صورت گرفته و جزء فعالیت هایی است که اگر به آن توجه نشود، در هنگام شمارش کالاها مشکل ساز خواهد شد. تنظیم برگه هاي شمارش در دو نسخه از پيش آماده و شماره گذاري شده و گزارش آخرين شماره مدارك ثبت گردش موجودي ها مانند برگ صدور كالا و رسيد كالا نیز از الزامات کار بوده و توجه به آنها شمارش کالاها را با حداقل خطا، امکان پذیر می سازد.

کنترل مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دريافت كالا و تسليم گزارش اجناس موجودي در جهت اطمینان از صدور فاکتور در انتها، از دیگر نکات مهم قبل از شمارش کالاها می باشد که باید حتماً به آن توجه شود.

نکات مهم حین شمارش کالا

در این مرحله عمل شمارش که توسط گروه های دو نفری انجام می شود، در جهت موجودی برداری از انبارها صورت گرفته و به روشی دقیق تأیید و سپس ثبت می شود. آنچه در این مرحله از اهمیت زیادی برخوردار است، استفاده از وسایل اندازه گیری اصولی و متناسب با نوع کالاها می باشد. شمارش ترجیحاً دوبار انجام شده و براي جلوگيري از شمارش های مجدد بخشی از موجوديها، آنها را به صورت ردیفی شمرده و با علامت گذاری مشخص می کنند.

شمارش به این  طریق بسیار دقیق است زیرا در انتها هر دو گروه شمارشگر برگه های مربوطه را تأیید و امضا می نمایند و همچنین تمامی موجودی های معيوب، فاسد، كم مصرف و غيراستاندارد نیز در برگه های شمارش ذکر می شوند و به رؤیت حسابداران می رسد. در آخر می توان مطمئن بود که تمامی نکات مهم حین شمارش کالا رعایت شده است.

نکات مهم بعد از شمارش کالا

در مرحله بعد از شمارش کالا دیگر کار شمارش توسط تیم متخصص به پایان رسیده و به منظور توجه هر چه بیشتر به نکات مهم بعد از شمارش کالا باید کلیه برگه های شمارش به هماهنگ کننده موجودی برداری تسلیم شود.

اما گاهی نتیجه آن گونه که باید مورد قبول نبوده و تیم های شمارشگر اعداد مختلفی را ارائه می دهند که این اختلاف موجودی ها ضرورت شمارش دوباره در محضر هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان را آشکار می کند، تا عددی صحیح و قابل قبول به دست آید.

در زمان وجود مغایرت، اصلاح برگه های شمارش بدون نظارت حسابرسان غیر قانونی است. برای تکمیل کار، نتیجه های به دست آمده با مدارک دائمی و حساب کنترل دفتری شرکت مقایسه می شوند که در این صورت نیاز به هر گونه اصلاح این امر، با تأیید حسابرسان امکان پذیر خواهد بود.

امضا برگه های شمارش و صورت جلسه به منظور خاتمه دادن به امر شمارش از ملزومات بوده و باید یک نسخه از آن برای صحت انجام عملیات بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود تا آنها اطلاعات را در نرم افزار حسابداری انبار وارد نمایند. اگر چه تمامی این مراحل شاید مدت زمان زیادی به طول انجامد اما شیرینی موفقیت می تواند خستگی کار را برطرف نماید.

همان گونه که استیو جابز در سخنی بیان می کند: اگر واقعاً دقت کنید، می‌بینید بیشتر موفقیت‌های یک‌شبه مدت زیادی طول کشیده‌اند.

شرح وظایف حسابرسی انبارگردانی

همان طور که تا کنون نیز حتماً متوجه شده اید انبارگردانی بزرگترین وظیفه ای است که در کنار دیگر فعالیت های هر مجموعه باید به طور ویژه به آن توجه شود. اما اینکه وظایف حسابرس در این میان چیست و چگونه در بهبود انجام این عملیات مطابق با فرم انبارگردانی در اکسل دخیل است بسیار جالب توجه و البته وسیع خواهد بود. معمولا شرکت ها برای انجام حسابرسی ها اقدام به استخدام حسابرس داخلی می کنند، با مطالعه مقاله حسابرس داخلی اطلاعات خود را در این زمینه افزایش بدهید.

تدوین برنامه انبارگردانی در جلسات کاری و آموزش تیم انبارگردانی و آگاهی بخشی همه جانبه آنها نسبت به مراحل مختلف کار می تواند یک شروع قدرتمند را رقم بزند. در ادامه نیز با مطالعه برنامه انبارگردانی در جهت یافتن و اصلاح مشکلات احتمالی و واگذاری مسئولیت این امر بر عهده مالکان، شرکت قادر است مسئله مهم انبارگردانی را در جهت صحیح خود پیش ببرد.

نظارت کامل و اطمینان از صحت مقادیر کالاها در انبار، از وظایف حسابرسی انبارگردانی است

نظارت کامل بر تکمیل پرسش نامه و اطمینان از صحت مقادیر وارده و شمارش صحیح کالاها از دیگر وظایف حسابرسی انبارگردانی است که گاه می توان برای تکمیل آن خود حسابدار شخصاً در امر شمارش شرکت نماید تا علاوه بر یافتن صحت عملکرد مسئولین انبار از كليه مكان ها و محل های انبار نیز به طور کامل مطلع شود.

فقط دقت در این مطلب ضروری است که اعضاي تيم انبارگرداني به هیچ وجه از انبارداران انتخاب نمی شود تا شک و شبیه ای در این میان وجود نداشته باشد. طی این مراقبت های ویژه و سخت گیرانه می توان مطمئن شد که ثبت های حسابدار انبار کاملاً دقیق بوده و با تمهیدات خود می تواند از 2 بار شمارش یک کالا و اطلاع از كالاهايي كه اصلاً وجود خارجي نداشته و جزء موجودي هم منظور نگرديده، به شدت جلوگیری نماید.

آشنایی با نمونه ای از دستورالعمل و صورت جلسه انبارگردانی

اگرچه اشخاص باید با در نظر گرفتن اصول و وضعیت موجودی مواد و کالاهای خود نسبت به دستور العمل انبارگردانی و صورت جلسه و برنامه آن اقدام نمایند، اما می توان این نمونه ذکر شده را برای آشنایی بیشتر در نظر داشت و به عنوان طرحی کلی به آن نگریست.

پایان سال مالی…………………………..

به منظور انجام صحیح و نظام مند عملیات انبارگردانی پایان سال مالی ……………… دستورالعمل انبارگردانی به شرح ذیل جهت اجرا ابلاغ می گردد. این عملیات از تاریخ ……………………. آغاز و در مورخ …………………. به پایان خواهد رسید. عملیات مذکور با رعایت ضوابط ذیل انجام خواهد شد:

1. محدوده شمارش

عملیات شمارش شامل موارد ذیل می شود:

• شمارش موجودی مواد اولیه و کار در جریان ساخت (واقع درانبار ………….. به نشانی ………………………………………………….)
• شمارش موجودی …………………….. (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………….)
• شمارش موجودی قطعات و سایر موجودیها (واقع درانبار ………….. به نشانی ……………………………………………)

2. وظایف و مسئولیتها

هماهنگ کننده:

نظارت کلی و سرپرستی شمارش برعهده هماهنگ کننده است که وظایف هماهنگ کننده به شرح ذیل می باشد:

• نظارت کلی به نحوه اجرای چک لیست انبارگردانی
• کنترل چیده شدن اقلام موجود در انبار به صورت قابل شمارش
• کنترل تفکیک شدن موجودی کالای امانی از سایر اقلام موجودی
• کنترل تفکیک شدن موجودی اسقاط از سایر اقلام موجودی
• کنترل برچسب های نصب شده بر روی کالای موجود در انبار
• کنترل مکفی بودن وسایل و ابزار سنجش لازم جهت شمارش
• تهیه لیست های شمارش و تحویل لیست ها به سرپرست شمارش
• دریافت اوراق شمارش ثبت شده از سرپرست شمارش و نظارت بر ثبت شمارش در سیستم مکانیزه و تهیه لیست مغایر
• بررسی و پیگیری مغایرات

 سرپرست شمارش:

سرپرست شمارش هدایت کلی گروه های شمارش را برعهده دارد و وظایف وی به شرح زیر می باشد:

• هماهنگ کردن عملیات شمارش گروه های شمارش
• نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش توسط گروه های شمارش
• کنترل ورود و خروج اقلام در ضمن شمارش
• دریافت برگه های شمارش از هماهنگ کننده و ارائه آن به گروه های شمارش
• تقسیم برگه های شمارش بین گروه های شمارش و تعیین محدوده شمارش هر گروه
• پاسخگویی به مسائل و مشکلات گروه های شمارش و گزارش نارسائی ها به هماهنگ کننده
• جمع آوری و تنظیم برگه های شمارش بعد از انجام هر مرحله و تسلیم آن به هماهنگ کننده

گروه های شمارش:

 شمارش توسط …… گروه، مرکب از یک نفر مسئول و یک نفر شمارشگر انجام خواهد شد.

• مسئول گروه شمارش: وظیفه مسئول گروه شمارش نظارت بر شمارش صحیح شمارشگر و ثبت شمارش در اوراق مربوط است.
• شمارشگر: وظیفه شمارشگر، شمارش اقلام موجودی است.

3. روش انجام کار

شمارش در دو نوبت به ترتیب ذیل انجام خواهد شد:

• برگه های شمارش مطابق نمونه صورتجلسه انبارگردانی با استفاده از سیستم مکانیزه توسط هماهنگ کننده تهیه و در اختیار سرپرست شمارش قرار خواهد گرفت.
• قبل از آغاز عملیات شمارش آخرین شماره سریال رسید، حواله و برگشتی توسط هماهنگ کننده طی صورت جلسه ای ثبت و به امضای هماهنگ کننده، مسئول شمارش و مسئول انبار خواهد رسید.
• اوراق شمارش بنا به صلاحدید سرپرست شمارش بین گروه های شمارش تقسیم خواهد شد.
• به منظور جلوگیری از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی از اقلام نواحی شمارش با نظارت سرپرست شمارش بین گروه های شمارش تقسیم خواهد شد و عملیات شمارش توسط هرگروه به ترتیب از محل مشخصی شروع شده و اقلام شمارش شده بنا به تشخیص سرپرست شمارش به وسیله تگ علامت گذاری خواهند شد.
• در طول مدت شمارش هرگونه ورود و خروج در صورت ضرورت فقط با نظر سرپرست شمارش و امضای برگه های ورود و خروج توسط هماهنگ کننده و با تأیید نماینده حسابرسان مستقر در شرکت انجام خواهد شد.
• پس از انجام شمارش برگه های شمارش توسط سرپرست شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده تسلیم می گردد و سپس با نظارت وی شمارش در سیستم مکانیزه ثبت خواهد شد. در نهایت سیستم مکانیزه با مقایسه شمارش و کارت های انبار، لیست مغایرت شمارش اول را ارائه خواهد کرد.
• در شمارش دوم تنها اقلامی که موجودی آنها طی شمارش اول دارای مغایرت بوده مجدداً شمارش خواهد شد. پس از شمارش دوم لیست های شمارش مجدداً در رایانه ثبت و با مقایسه شمارش و کارت های انبار صورت مغایرت نهایی تهیه خواهد شد.

آشنایی با نمونه ای از دستورالعمل و صورتجلسه انبارگردانی

4. زمانبندی و معرفی مسئولان
   مسئولان انجام انبارگردانی افراد ذیل می باشند:
   1- هماهنگ کننده ………………………:
   2- سرپرست شمارش ………………………:
   3- گروههای شمارش ………………………:

انجام عملیات انبارگردانی طبق جدول زمانبندی ذیل خواهد بود:

تگ فرم انبارگردانی

تگ انبارگردانی بهترین ابزار برای بهتر شمارش نمودن کالاهای موجود در انبار است که می تواند از عمل شمارش تکراری جلوگیری کند، به گونه ای که می توان مطمئن بود در شمارش، کالایی از قلم نیفتاده است.

این ابزار انبارگردان ها را قادر می سازد تا مستنداتی قوی و قابل اعتماد از شمارش کالاها را ارائه دهند. تگ ها دقیقاً قبل از شروع انبارگردانی وارد عرصه شده و با درج مشخصات هر کالا بر روی آنها جهت الصاق به موجودى کالا، تحویل انباردار می شوند.

تگ فرم انبارگردانی معمولا اًز سه قسمت تشکیل می شود که در قسمت اول اطلاعات شمارش اول، در قسمت دوم اطلاعات شمارش دوم و در قسمت سوم اطلاعات شمارش نهایى درج می شود. دستور العمل انبارگردانی در این وضعیت، قانونی را وضع نموده که در جهت بهبود کیفیت روش های انبارگردانی بسیار مؤثر است و چنین بیان می کند که اگر در شمارش اول و دوم مغایرت و اختلافى وجود داشت باید شمارش سوم صورت گیرد.

البته ملاک تعیین موجودى واقعى همین شمارش سوم خواهد بود و در نهایت نیز این رقم مبناى واقعى در نظر گرفته مى شود. بدین صورت تگ های شمارش شامل اطلاعاتی چون شماره سریال، مرحله شمارش، کد کالا، نام کالا، واحد، تعداد، نام و امضای مسئول شمارش و … است.

نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی

 گاه ممکن است که در هنگام ثبت موجودی انبار، حسابدار متوجه کسری و اضافاتی شود که می توان دلایل آن را در موارد مختلفی جست و جو نمود. از اشتباه در ثبت مقدار مواد وارده و صادره در کارت انبار، اشتباه یا عدم درج صحیح قبض ها و حواله های انبار، نادیده گرفتن قطعات کوچک، ایجاد ضایعات غیر منتظره تا افزایش وزن بر اثر نشت آب و رطوبت در محصولات، سرقت، دست کاری های عمدی و …. همگی می توانند باعث ایجاد کسری ها و یا اضافاتی شوند که نحوه ثبت کسر و اضافات انبار در حسابداری به روش های خاصی صورت می گیرد.

نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی

• در صورت وجود کسری انبار، ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می گردد.

• درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می گردد.

• اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان،‌ بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می گردد.

• اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار باشد، برای بستن آن، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می گردد.

ارزشمندی فعالیت های انبارگردانی و نرم افزارهای این عرصه

 آنچه در انتها از این مطلب می آموزیم، ارزشمندی فعالیت های انبارگردانی است که بر اساس نمونه فرم انبارگردانی برای سازمان ها انجام می شود. در این میان اگرچه حضور حسابداران قابل که بتوانند تمام زوایای یک شرکت را زیر نظر بگیرند و همچنین انبارگردانی سازمان حسابرسی بسیار حیاتی است، اما حضور پر رنگ نرم افزار انبارگردانی که امروزه در اغلب سازمان ها مورد توجه قرار گرفته نیز عالی و بهره وری فوق العاده ای را برای سازمان ها به ارمغان می آورد.

انجام خودکار بسیاری از مراحل انبارگردانی به طرز صحیح، ورود مقادير شمارش شده از طريق تگ ها به نرم افزارها، تشخیص مغايرت هاي شمارش شده با ميزان ثبت شده توسط نرم افزار و… بسیار کاربردی است و اگر به بررسی این نرم افزارها بپردازیم خواهیم دید که می توانند بیشتر از آنچه تصور می کنیم آسایش و امنیت را به شرکت ها تقدیم نمایند.

در مقاله های مرتبط با انبار و انبارگردانی می توانید اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید و حتما توصیه به شما عزیزان می کنیم تا این مقاله های مرتبط را بخوانید تا به شما کمک بیشتری بکنیم و شما عزیزان نیز اگر با ما هم عقیده هستید با انتشار این مطلب حسن همراهی خود را کامل کرده و در صورت داشتن نظری متمایز می توانید با بیان آن در قسمت نظرات ما را راهنمایی نمایید.